Как безболезненно перейти на удаленный офис?

Статистика подтверждает, что 83% организаций перешли на такой формат, еще 32% бизнесменов ограниченно, но используют возможности удаленного метода. Однако страх перед потерей контроля над удаленщиками - основная причина, которая тормозит развитие этого направления, об этом говорят 44% предпринимателей. На самом деле, выход есть всегда. Главное выбрать правильный и грамотно организовать мониторинг и оценку качества работы.

Что делать

Предположим, вам необходимо разработать план, организовать мониторинг. Вы должны понимать, что основа - это четкое планирование. Разобьем достижение цели на этапы:

1. Выберите тот персонал, работа которого не является стратегически важной. Например, если вы - IT-компания, то копирайтеров или маркетологов можно вывести на удаленку.
2. Согласовывайте ежемесячные планы с четкой постановкой сроков.
3. Разбивайте задачи на подзадачи.
4. Согласуйте ежедневные онлайн-совещания, выберите систему общения и обмена файлами.
5. Обговорите тонкости оплаты труда: по результату, за отработанное время или оклад.
6. Если и офис, и сотрудники в одном городе, гарантируйте участие в корпоративных мероприятиях.
7. Контролируйте.

Последний пункт, на первый взгляд, самый непростой в реализации. На самом деле не все так страшно.

Об инструментах

Онлайн-календари. Например: Google. Позволяет обозначать сроки, работают напоминалки, легко планировать совещания, важные звонки и встречи.

ПО для управления проектами.

Если говорим о бесплатном, то это Trello. Позволяет организовывать процесс по методу японских канбан-досок. Можно создать несколько для разных проектов, ограничить доступ, выставлять сроки, прикреплять документы и медиа. Оповещения приходят на адрес электронной почты, синхронизированной с программой.

Если требуется больше функций, тогда рекомендуем Jira. Изначально систему создавали как инструмент поиска ошибок, но сейчас ее чаще используют для управления проектами. В ней легко раздавать поручения, расставлять приоритеты, ограничивать редактирование и доступ в определенные разделы.

Системы контроля.

Рынок IT-решений может предложить разнообразные ПП подобного плана. Главное понять, что подойдет именно вам.

Motivateclock - работает в двух режимах. Первый - проектный, где можно указать список приложений, которые должен использовать сотрудник, программа проследит взаимодействие с каждым и выдаст статистику. Второй режим - базовый. По сути обычный тайм-трекер, переключается вручную.

CrocoTime - здесь, помимо функции тайм-трекинга, есть возможность увидеть реальную картину дня по всем удаленщикам: какие посещали сайты, использовали программы, приложения, сколько времени потратили на те или иные действия, а сколько отвлекались. Отчеты генерируются автоматически, доступ к ним есть только у управленца.

Мониторить время, за которое удаленщики справляются с обязанностями необходимо по нескольким причинам:

1. Удобно планировать. Отчеты помогут понять, сколько времени уходит на реализацию определенных проектов. Это гарантирует, что на следующий будет установлен адекватный срок окончания, что обеспечит комфортные условия труда.
2. Рассчитать стоимость услуг. Если оценить трудозатраты на выполнение тех или иных задач, можно более точно определить их стоимость и говорить о лояльной тарифной политике.
3. Выявить лентяев и прокрастинаторов. Иногда такие люди полезны, но даже если они успевают все в срок, не факт, что качество остается на высоком уровне. Никто не говорит, что их сразу надо увольнять, для начала - попробовать замотивировать.
4. Установить нормы труда. Можно сравнить скорость выполнения одинаковых функций разными сотрудниками, выбрать лучший результат, установить как норму. Если кто-то не успевает за хорошистом, предстоит понять причину. Возможно, просто не хватает знаний и практики. А это повод заняться обучением персонала.

При всех видимых плюсах удаленной работы не стоит думать, что все и сразу будет гладко. Для отработки механизма потребуется время. Перед тем, как принять решение, взвесьте “ЗА” и “ПРОТИВ”, обдумайте каждый шаг и только после этого принимайте решение.